Når du inviterer medarbejdere til din virksomhedskonto, kan du tildele dem forskellige roller og tilladelser, som både har betydning for medarbejderes generelle muligheder på kontoen og for deres muligheder for tilføjelse og godkendelse af regninger.

Som ejer eller administrator på en virksomhedskonto kan du skifte en medarbejders rolle og tilladelser ved at klikke på de tre prikker til højre for medarbejderen under Medarbejdere:

I denne menu kan du desuden vælge en primær afdeling for medarbejderen, hvilket er relevant, hvis virksomhedskontoen inddeler medarbejdere i afdelinger.

Ejer

En ejer er den medarbejder, der har oprettet virksomhedskontoen. Det kan eksempelvis være virksomhedens bogholder eller virksomhedens CFO. Ejeren kan følge med i alt, hvad der sker på virksomhedskontoen.

Ejerskabet af en virksomhedskonto kan overdrages af ejeren til en anden medarbejder ved at klikke på de tre prikker på den medarbejder, som skal overtage ejerskabet, og dernæst på Overdrag ejerskab

En ejer er den eneste medarbejderrolle, der kan slette en virksomhedskonto. Dette gøres under Indstillinger > Virksomhedsindstillinger > Virksomhedsoplysninger

En ejer har følgende tilladelser, som kan slås til/fra af ejeren selv og administratorer:

  • Regninger tilføjet af [navn på ejer] kræver godkendelse
    Som udgangspunkt vil regninger tilføjet af ejeren ikke kræve godkendelse, dvs. regninger tilføjet via smartphone, via web og via ejerens emailadresse til virksomhedskontoens RogerAddress. Hvis denne indstilling slås til, vil ejerens regninger derimod altid kræve godkendelse.
  • Denne medarbejder kan altid godkende/afvise alle regninger
    Hvis denne tilladelse slås til, kan ejeren altid godkende eller afvise alle regninger, der afventer godkendelse, uanset hvilke andre medarbejdere der er udpeget som godkendere.
    Denne tilladelse kaldes også veto-godkendelse/veto-afvisning og bruges i praksis ved at klikke på de tre prikker i højre hjørne af en regning og vælge veto-godkend eller veto-afvis. Hvis en regning veto-afvises, kan den pågældende medarbejder efterfølgende godkende/afvise regningen endeligt eller udpege nye godkendere.

En ejer har bl.a. også følgende tilladelser, som ikke kan slås til/fra:

  • Kan altid udpege en eller flere medarbejdere til at godkende en regning, der afventer godkendelse, uanset hvilke andre medarbejdere der ellers er udpeget som godkendere.
  • Kan ændre indstillinger for integrationer. 
  • Kan redigere kontoens betalingsmetoder.
  • Kan opsætte og redigere godkendelsesregler.
  • Kan ændre abonnementer og moduler.
  • Kan invitere medarbejdere til virksomhedskontoen (og fjerne dem igen).

Administrator

En administrator har samme tilladelser som en ejer, men kan ikke slette virksomhedskontoen. Administratorer kan eksempelvis være virksomhedens bogholder, virksomhedens CFO eller andre ansvarshavende ansatte. 

En administrator har følgende tilladelser, som kan slås til/fra af ejer og administratorer:

  • Regninger tilføjet af denne medarbejder kræver ikke godkendelse
    Som udgangspunkt vil regninger tilføjet af adminstratorer kræve godkendelse, dvs. regninger tilføjet via smartphone, via web og via administratorens emailadresse til virksomhedskontoens RogerAddress. Hvis denne indstilling slås til, vil adminstratorens regninger ikke kræve godkendelse.
  • Denne medarbejder kan altid godkende/afvise alle regninger
    Hvis denne tilladelse slås til, kan administratoren altid godkende eller afvise alle regninger, der afventer godkendelse, uanset hvilke andre medarbejdere der er udpeget som godkendere. Denne tilladelse kaldes også veto-godkendelse/veto-afvisning og bruges i praksis ved at klikke på de tre prikker i højre hjørne af en regning og vælge veto-godkend eller veto-afvis. Hvis en regning veto-afvises, kan den pågældende medarbejder efterfølgende godkende/afvise regningen endeligt eller udpege nye godkendere.
  • Denne medarbejder kan altid udpege godkendere for alle regninger
    Hvis denne tilladelse slås til, kan administratoren altid udpege en eller flere medarbejdere til at godkende en regning, der afventer godkendelse, uanset hvilke andre medarbejdere der ellers er udpeget som godkendere. Denne tilladelse kan specificeres yderligere til kun at gælde for regninger tilføjet af administratoren selv. 

En administrator har bl.a. også følgende tilladelser, som ikke kan slås til/fra:

  • Kan ændre indstillinger for integrationer. 
  • Kan redigere kontoens betalingsmetoder.
  • Kan opsætte og redigere godkendelsesregler.
  • Kan ændre abonnementer og moduler.
  • Kan invitere medarbejdere til virksomhedskontoen (og fjerne dem igen).

Bidragsyder

En bidragsyders hovedfunktion er at tilføje regninger til virksomhedskontoen og har derfor ikke helt så mange tilladelser som ejere og administratorer. Bidragsyderen er kan eksempelvis være en mindre ansvarshavende ansat, som udelukkende står for at tilføje regninger. Bidragsyderen kan dog også have tilladelse til at tage del i virksomhedens godkendelsesflow.

En bidragsyder har følgende tilladelser, som kan slås til/fra af ejer og administratorer:

  • Denne medarbejder kan kun se regninger tilføjet af medarbejderen selv
    Hvis denne tilladelse slås til, kan bidragsyderen kun se regninger, som bidragsyderen selv har tilføjet eller som bidragsyderen er udpeget til at godkende. Dette kan være praktisk at slå til, hvis man ønsker at begrænse bidragsyderens deltagelse og indsigt i virksomhedens aktiviteter i Roger.
  • Regninger tilføjet af denne medarbejder kræver ikke godkendelse
    Som udgangspunkt vil regninger tilføjet af bidragsydere kræve godkendelse, dvs. regninger tilføjet via smartphone, via web og via bidragsyderens emailadresse til virksomhedskontoens RogerAddress. Hvis denne indstilling slås til, vil bidragsyderens regninger ikke kræve godkendelse.
  • Denne medarbejder kan altid godkende/afvise alle regninger
    Hvis denne tilladelse slås til, kan bidragsyderen altid godkende eller afvise alle regninger, der afventer godkendelse, uanset hvilke andre medarbejdere der er udpeget som godkendere. Denne tilladelse kaldes også veto-godkendelse/veto-afvisning og bruges i praksis ved at klikke på de tre prikker i højre hjørne af en regning og vælge veto-godkend eller veto-afvis. Hvis en regning veto-afvises, kan den pågældende medarbejder efterfølgende godkende/afvise regningen endeligt eller udpege nye godkendere.
  • Denne medarbejder kan altid udpege godkendere for alle regninger
    Hvis denne tilladelse slås til, kan bidragsyderen altid udpege en eller flere medarbejdere til at godkende en regning, der afventer godkendelse, uanset hvilke andre medarbejdere der ellers er udpeget som godkendere. Denne tilladelse kan specificeres yderligere til kun at gælde for regninger tilføjet af bidragsyderen selv. 

En bidragsyder kan i modsætning til ejer og administrator hverken ændre indstillinger for integrationer, redigere kontoens betalingsmetoder, opsætte eller redigere godkendelsesregler, ændre abonnementer og moduler og invitere eller ændre virksomhedskontoens medarbejdere.

Beskuer

En beskuer kan kun se regninger, som bliver tilføjet til virksomhedskontoen, og intet andet. En beskuer kan eksempelvis være en bogholder, revisor eller projektleder, som gerne vil kunne følge med i virksomhedens forbug og udgifter uden selv at være ansvarlig for at tilføje og godkende regninger. 

Fandt du dit svar?