Roger Workflow kan kun opsættes via Rogers web-app. Alle regler opsat i workflow'et virker dog naturligvis på tværs af alle platforme. 

Hvad er Roger Workflow?

Roger Workflow er en udvikling af Rogers godkendelsesflow, som giver dig og dine medarbejdere mulighed for at automatisere en lang række handlinger i Roger, som ellers skulle foretages manuelt. Du kan selv komponere og programmere lige præcis de handlinger, som du ønsker, ved hjælp af regler

Når en udgift tilføjes, der lever op til en workflow-regels kriterier, vil reglen blive aktiveret og automatisk udføre de valgte handlinger.

Du kan se en kort introduktion af Roger Workflow i denne video: 

Workflowet sættes dermed op på samme måde som et godkendelsesflow (vælg Workflow i menuen yderst til venstre for at åbne workflowet, hvor du se alle regler). 

Når du opsætter en workflow-regel, skal du først vælge kriterierne for udgifter, der skal aktivere reglen. Du kan herefter vælge de medarbejdere, der eventuelt skal udpeges til at godkende udgifter, der aktiverer reglen, men du kan også fravælge godkendelse i reglen ved at vælge "Ingen" i rullemenuen efter Så søg godkendelse hos. 

Du vælger de automatiske handlinger i den nederste rullemenu i vinduet (markeret med rød i billedet nedenfor). Hvis du ønsker at tilføje flere automatiske handlinger, skal du bare klikke på det store kryds til venstre, som kommer frem, efter du har valgt én automatisk handling. 

Du kan blive endnu klogere på, hvordan du opsætter både godkendelse og workflow med regler i denne artikel

Hvilke handlinger kan workflowet automatisere?

På nuværende tidspunkt understøtter Rogers Workflow følgende automatiske handlinger for en given udgift:

  • Vælg bankkonto som betalingsmetode for udgiften
    Automatisk valg af en given bankkonto som betalingsmetode for udgiften. 
  • Vælg kategori for udgiften
    Automatisk kontering af udgiften på den konto/kategori, som vælges i reglen. 
  • Vælg afdeling for udgiften
    Automatisk valg af afdeling for udgiften. 
  • Indsæt valgfri besked i "Bemærk"-fanen på udgiften
    Dette kan være praktisk, hvis man ønsker, at virksomhedens medarbejdere skal gøres opmærksom på dette og hint, når udgiften er tilføjet. Udgiften vil blive markeret som rød i oversigten, indtil en medarbejder fjerner beskeden. Beskeden kan læses under fanen Bemærk på den enkelte udgift og fjernes ved at klikke "Forstået" ud fra beskeden.  
  • Slå Autopay fra for udgiften
    Dette vil bevirke, at en medarbejder manuelt skal klikke på "Betal nu" for at betale udgiften, når den er blevet tilføjet. Hvis denne handling udføres for en udgift, vil udgiften dermed ikke blive betalt automatisk men først blive betalt, når en medarbejder efterfølgende har klikket "Betal nu" (og evt. godkendt betalingen, hvis en eller flere godkendelsesregler er blevet aktiveret). Dette vil ikke påvirke Autopay-indstillingen for andre udgifter.
  • Lås udgift
    Dette vil forhindre andre medarbejdere i at ændre udgiftens oplysninger, så længe udgiften er låst. Kun administratorer kan låse op for udgiften igen og derved ændre dens oplysninger.
  • Slet udgift
    Dette vil slette udgiften, så snart den er blevet analyseret af Roger.
  • Markér udgiften som betalt
    Dette vil markere udgiften som betalt og dermed forhindre, at Roger gennemfører betaling for udgiften. Udgiften vil dermed blive flyttet til fanen Betalte, og der vil synkroniseres leverandørbetaling til opkoblede integrationer, men der gennemføres ikke nogen betaling via Roger. 
  • Tilføj note
    Dette vil tilføje en valgfri tekst til notefeltet på udgiften, som også vil blive synkroniseret til opkoblede integrationer. 

Denne liste vil løbende blive opdateret.

Fandt du dit svar?