Roger Workflow kan kun opsættes via Rogers web-app. Alle regler opsat i workflow'et virker dog naturligvis på tværs af alle platforme. 

I denne artikel går vi i dybden med, hvad regler kan hjælpe dig med, og hvordan du opretter dem til din virksomheds godkendelsesflow. 

Vi præsenterer først nogle generelle informationer om regler, herunder hvad de betyder for din virksomheds godkendelsesflow. Vi giver derefter en række eksempler på regler og viser, hvordan de ser ud for den medarbejder, der opretter en regel, og hvordan de opleves i praksis af de medarbejdere, som reglen udpeger som godkendere. 

  • Hvis du ikke ønsker at opsætte godkendelse, men udelukkende ønsker at bruge regler til at foretage automatiske handlinger i Roger, så skal du stadigvæk følge guiden i denne artikel. Du kan dog springe valget af godkendere over og gå direkte til valg af automatiske handlinger. Du kan læse mere om dette i denne artikel.

Du kan se en video af Rogers godkendelsesflow i aktion her:

Regler

Hvad kan regler?

Regler udpeger automatisk ingen, en eller flere medarbejdere til at godkende en regning alt efter, hvad der står på regningen, hvor den kommer fra, og hvem den skal betales til. Når regningen er endeligt godkendt, vil den få status som Kommende og automatisk blive betalt på den angivne forfaldsdato. 

  • En regel har udelukkende betydning for, hvilke medarbejdere der automatisk udpeges til at godkende en regning. Regler kan dog blive trumfet af en medarbejders rolle og tilladelser, hvis disse overlapper med reglen.

Hvordan ser en regel ud?

En regel består altid af to grundlæggende komponenter, som du selv skal sætte op: 

  1. Reglens kriterier (hvordan en regning skal være udformet for at aktivere reglen).
  2. Udpegede godkendere (hvilke medarbejdere, der bliver udpeget til at godkende regningen, når reglen er blevet aktiveret).

En regel bygger altid på princippet If This, Then That, hvor reglens kriterier står i den første delsætning, og hvor de udpegede godkendere står i den næste delsætning:  

  • Hvis en regning lever op til [kriterie], udpeg [medarbejder(e)] til at godkende regningen. 

Det er muligt at tilføje så mange kriterier og så mange medarbejdere til en regel som muligt og dermed lave en længere kæde af flere delsætninger.

OBS: Regninger, der ikke aktiverer nogen regel, vil kræve godkendelse alt efter virksomhedskontoens medarbejderes roller og tilladelser. I dette tilfælde vil en regning bliver endeligt godkendt, så snart én medarbejder har godkendt regningen. 

Hvordan bruger jeg regler?

For at kunne oprette regler skal du have slået modulet Approve til under Indstillinger > Abonnement og moduler > Moduler

For at oprette en regel skal du gå til menuen Godkendelsesflow via sidemenuen:

I det følgende vil vi give en række eksempler på, hvordan regler kan sættes op, og hvordan de bruges i praksis. Det første eksempel vil vise et meget simpelt scenarie, og i de efterfølgende eksempler vil vi gøre scenariet gradvist mere komplekst for at vise de forskellige kombinationsmuligheder, der findes inden for regler.

Eksempel 1

1. Opret ny regel

Klik først på knappen Opret ny regel i højre side af skærmen i menuen Godkendelsesflow.

2. Definer reglens kriterier og godkendere

Der åbnes nu et nyt vindue, hvor du skal definere de kriterier, som en regning skal opfylde for at aktivere reglen, og derefter de medarbejdere, der skal udpeges til at godkende regningen. 

Som det ses i vinduet, ser en regel i sin mest simple form således ud:

  • Hvis en regnings [beløb/kreditor/etc.] er [større end/mindre end/indeholder/etc.] [beløb./navn/cvr-nummer/etc.], så søg godkendelse hos [en/alle/mindst] af de følgende [medarbejdere/afdelinger].  

I dette eksempel opretter vi en simpel regel med navnet Eksempel 1, som er defineret med følgende kriterier og godkendere:

Med andre ord er reglen Eksempel 1 som følger:

  • Hvis en regnings beløb er større end 100,00 kr., så søg godkendelse hos mindst 1 af de følgende medarbejdere Mads Christensen og Lars Nielsen.  

3. Gem reglen

Tryk på Gem for at gemme og sætte reglen i gang. Denne regel vil blive aktiveret, hver gang der tilføjes en regning med beløb større end 100,00 kr. og kræve godkendelse fra mindst én af medarbejderne Mads Christensen og Lars Nielsen.

Når du har gemt reglen, vil du kunne se den i en overskuelig udgave i din regeloversigt:

Under den grå boks, hvor reglen er skrevet ud, vises der i venstre side en række oplysninger om reglen:

  • Navn på regel (Eksempel 1).
  • Oprettelsestidspunkt.
  • Antal gange, at reglen er blevet aktiveret og har sendt en regning videre til godkendelse.

I højre side vises der en række muligheder, som du kan klikke på:

  • Kopiér regel (kvadratikonet).
  • Rediger regel (blyantikonet).
  • Slet regel (skraldespandsikonet).
  • Sæt regel på pause/i gang. Hvis du klikker på denne, vil reglen blive sat på pause/i gang. Når en regel er sat på pause, vil den ikke blive aktiveret, selvom en regning opfylder reglens kriterier. Når en regel sættes i gang, vil den blive aktiveret næste gang, der tilføjes en regning, som opfylder reglens kriterier.

4. Når reglen bliver aktiveret

Når reglen bliver aktiveret, vil medarbejderne Mads Christensen og Lars Nielsen kunne se den regning, som aktiverede reglen, under fanen Afventer, hvor de enten kan godkende eller afvise regningen: 

De to "bobler" ved siden af knappen Godkend viser de udpegede medarbejdere, som skal godkende regningen. 

  • Den gule ramme betyder, at de viste medarbejdere endnu ikke har godkendt regningen. 
  • Den lille label En over boblerne betyder, at en af de viste medarbejdere skal godkende regningen for, at den bliver endeligt godkendt ("søg godkendelse hos mindst 1 af de følgende medarbejdere"). Hvis reglen var indstillet til at kræve godkendelse fra alle de udpegede medarbejdere, havde der stået Alle her.

Eksempel 2

I det foregående eksempel tog vi udgangspunkt i en relativt simpel, enlig regel. Ofte vil der i virksomheden være behov for eller krav om, at der oprettes flere og mere komplekse regler, så der tages højder for forskellige scenarier i virksomhedens processer. 

Nedenfor præsenterer vi et eksempel på et lidt mere komplekst godkendelsesscenarie, hvor vi har tilføjet reglen Eksempel 2 til godkendelsesflowet ud over Eksempel 1:

Eksempel 2 ser ud således i oprettelsesvinduet: 

Med andre ord er reglen Eksempel 2 som følger:

  • Hvis en regnings kreditornavn er lig med Byggemarkedet A/S, så søg godkendelse hos alle af de følgende medarbejdere Gitte Clausen og efter dette, så søg godkendelse hos alle af de følgende medarbejdere Christian Rasmussen.

Her skal vi lægge mærke til to ting, som er særligt ved Eksempel 2 i forhold til Eksempel 1:

  • Reglen har flere delsætninger
    Eksempel 2 har to delsætninger efter det første komma, hvor de udpegede godkendere specificeres. Dette betyder, at reglen først udpeger medarbejderen i den første delsætning (Gitte Clausen), og efter dette (når Gitte Clausen har godkendt regningen fra Byggemarkedet A/S) bliver medarbejderen i næste delsætning (Christian Rasmussen) udpeget til endeligt at godkende regningen.

    Der kan tilføjes så mange delsætninger, som der ønskes, for at skabe et godkendelsesflow i flere trin. Dette gøres ved at klikke på det store + i venstre side af vinduet, hvor regler oprettes. Der kan både tilføjes flere delsætninger med kriterier og med udpegede medarbejdere.
  • Reglen overlapper med en anden regel
    Som det oplyses i den røde boks i bunden af oprettelsesvinduet, kan reglen Eksempel 2 potentielt overlappe med en eller flere eksisterende regler. Dette betyder, at Eksempel 2 eventuelt kan blive aktiveret samtidig med Eksempel 1, eksempelvis hvis en regnings kreditornavn er lig med Byggemarkedet A/S (som aktiverer Eksempel 2), men samtidig har et beløb større end 100,00 kr. (som aktiverer Eksempel 1). 

Når reglen bliver aktiveret

Når reglen bliver aktiveret, vil alle de udpegede medarbejdere kunne se den regning, som aktiverede reglen, under fanen Afventer, hvor de enten kan godkende eller afvise regningen:

I stedet for de udpegede medarbejderes bobler, som vistes ved siden af knappen Godkend i det foregående eksempel, vises der nu en lille "gaffel". 

Denne gaffel vises, fordi flere regler er blevet aktiveret på én gang. Klik på gaflen for at se det fulde overblik over de aktiverede regler i et nyt vindue:

I overblikket ses der, at en af de viste regler skal gennemføres, før regningen bliver endeligt godkendt. Med andre ord kan regningen blive endeligt godkendt på to måder:

  • når enten Mads Christensen eller Lars Nielsen har godkendt regningen, eller 
  • når Gitte Clausen og herefter Christian Rasmussen har godkendt regningen. 

Eksempel 3

I det foregående eksempel vistes det, hvordan en regning der aktiverede begge reglerne Eksempel 1 og Eksempel 2 kunne godkendes endeligt på to forskellige måder. I dette eksempel vil vi gerne sikre, at Mads Christensen og Lars Nielsen ikke selv kan stå for at endeligt at godkende regningen, men at regningen skal godkendes af Gitte Clausen og derefter af Christian Rasmussen.

Dette sikres ved at markere reglen Eksempel 2 som obligatorisk. Dét gør vi ved at gå tilbage til regeloversigten, klikke på det lille blyantsikon under Eksempel 2 og klikke på skyderen ved siden af Markér denne regel som obligatorisk?:

Som forklaret i teksten er en obligatorisk regel en regel, som skal gennemføres, for at en regning, der har aktiveret reglen, kan blive endeligt godkendt. Når vi har markeret reglen Eksempel 2 som obligatorisk, vil dette være synligt i regeloversigten:

Når reglen aktiveres

Når reglen bliver aktiveret, vil alle de udpegede medarbejdere kunne se den regning, som aktiverede reglen, under fanen Afventer, hvor de enten kan godkende eller afvise regningen, ligesom i det foregående eksempel. Dog, hvis der klikkes på gaflen ved siden af knappen Godkend, vil det ses i overblikket, at de to regler fra det foregående eksempel er blevet skilt ad, og at der dermed er blevet tilføjet et ekstra trin i godkendelsesflowet:

Som forklaret i overblikket, så vil regningen først blive endeligt godkendt, når medarbejderne udpeget af den anden regel (først Gitte Clausen og dernæst Christian Rasmussen) har godkendt regningen. Medarbejderne udpeget af den første regel (Mads Christensen eller Lars Nielsen) skal stadigvæk også godkende regningen, men for at regningen kan blive endeligt godkendt, så skal den godkendes af først Gitte Clausen og dernæst Christian Rasmussen før eller siden. 

  • Vidste du det? Du kan oprette dine egne lister og labels under Indstillinger > Lister, som du kan bruge som kriterie i dine regler. Hvis din virksomhed eksempelvis deler arbejde op i projekter, så kan du oprette en liste med navnet Projekter og tilføje alle virksomhedens projekter som labels. Du kan herefter definere en regnings projekt som en del af dens kriterie og bruge dét i virksomhedens godkendelsesflow. 
Fandt du dit svar?